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Personalplanung für Einsteiger – Starterset und KMU-Planungsrechner in der Praxis Erfolgreicher Abschluss der diesjährigen Workshopreihe für mittelständische Unternehmen

Warum ist die strategische Personalplanung in mittelständischen Betrieben ein „Muss“ und wie kann ein neu entwickeltes Tool dabei unterstützen? Antworten auf diese Fragen erhielten die Teilnehmer/-innen des Workshops „Personalplanung für Einsteiger“ am 22.11.2017 von Dr. Kai Berendes, Dynaplan AG, und Dr. Kai Stracke, wmp consult. Sie stellten das Starterset zur strategischen Personalplanung und den KMU-Planungsrechner vor und gaben Hinweise zur betrieblichen Mitbestimmung und zum Datenschutz.

Die Herausforderung für Betriebe sieht Dr. Berendes darin, die Lücke zwischen Personalbestand und zukünftigem Bedarf zu schließen. Angesichts der demographischen Entwicklung und dem Fachkräftemangel sowie der rasanten Veränderungen durch die Digitalisierung wird dieses zukünftig noch schwieriger werden. Wichtig ist es, die Geschäftsdynamik ebenso wie die Personaldynamik im Blick zu haben (s. Skizze). Während sich die betrieblichen Komponenten sehr schnell verändern können, ist auf der Personalseite mit längeren Vorlaufzeiten für Qualifizierung oder Beschaffung zu rechnen. Mithilfe des Planungsrechners können Simulationen für zukünftige Entwicklungen erstellt werden. Das Tool leitet den Nutzer von der Clusterung nach Funktionen (Jobfamilien) über die Kapazitätsberechnung und die Aufstellung von Kompetenzlisten bis hin zur Maßnahme. Dabei kann sowohl das Gesamtunternehmen wie die einzelne Jobfamilie betrachtet werden.

Zusätzlich zum Planungsrechner umfasst das Starterset weitere hilfreiche Instrumente, u. a. ein Handbuch und einen Selbstcheck SPP, die bei der Umsetzung einer strategischen Personalplanung unterstützen. Auch ein Ratgeber für Betriebsräte wurde erstellt. Der Arbeitgeber sei laut BetrVG nicht dazu verpflichtet, den Betriebsrat am „eigentlichen“ Personalplanungsprozess zu beteiligen, erläuterte Dr. Kai Stracke, er müsse aber über den Personalbedarf und sich daraus ergebende personelle Maßnahmen informiert werden und habe ein Mitbestimmungsrecht bei Folgeaktivitäten. Als vertrauensbildende Maßnahme empfiehlt der Referent, den Betriebsrat von Beginn an mit einzubeziehen.Die Erfahrungen der Teilnehmer/-innen reichten von keinerlei strategischer Personalplanung bis hin zu der Suche nach einem passenden Instrument, wenn bereits eine Unternehmensstrategie, eine Altersstrukturanalyse, eine IST-Bestandsaufnahme, Jobfamilien und eine „mit Excel erstellte“ Personalplanung vorlagen. „Ein Tool kann den Betrieb jedoch nicht davon entlasten, die eigene Situation zu durchdenken“, stellte Dr. Berendes klar, „es geht in der strategischen Planung um mehr als um das Zählen von Köpfen.“ 

Hilfestellung gibt die Workshopreihe „Personalplanung für Einsteiger“ des Demographie Netzwerkes Hamburg. An vier Terminen im Jahr erhalten KMU eine Einführung in die strategische Personalplanung, lernen Instrumente kennen und erproben diese in der betrieblichen Praxis. „Wir arbeiten in kleinen Gruppen und gehen von den konkreten Themen in den Betrieben aus“, erläutert Workshopleiter Reinhard Hradetzky von LOGOS UG. Er kündigte an, den KMU-Planungsrechner in den Instrumentenkasten mit aufzunehmen und die Teilnehmer/-innen bei der Anwendung zu unterstützen. „Der Planungsrechner hilft bei der Strukturierung und liefert Denkanstöße“, sagt der erfahrene Berater, „die Workshops liefern das notwendige Basiswissen und geben Raum für individuelle Fragen und den Austausch mit Kollegen/-innen aus anderen Unternehmen.“

Workshop-Termine 2018: 

  • Mi, 14.02.2018
  • Mi, 25.04.2018
  • Mi, 20.06.2018
  • Mi, 12.09.2018

Die Veranstaltungen finden jeweils von 16:30 bis 19:00 Uhr in der KWB e. V., Kapstadtring 10,22297 Hamburg, statt. Die Teilnahme ist kostenfrei. Bitte schreiben Sie eine formlose E-Mail an Sebastian Hentschel, hentschel@kwb.de.

Das Starter-Set und er KMU-Planungsrechner, die mit finanzieller Förderung der Initiative Neue Qualität der Arbeit des Bundesarbeitsministeriums (INQA) entwickelt wurden, stehen unter www.spp-kmu.de kostenfrei zum Download zur Verfügung.

Dokumentation:
Die Präsentationen von Dr. Kai Berendes und Dr. Stefan Stracke können Sie unter diesem Link auf YouTube nachverfolgen.
Sie finden die Videopräsentationen auch in der Videothek des ddn e. V.
Präsentationsfolien „Das KMU-Starterset“
Präsentationsfolien „Die Rolle des Betriebsrates“

Download zum Auftaktforum 13.12.2012, Techniker Krankenkasse:

Neue Workshopreihe 2017:
„Kurs auf unternehmerische Zukunft! – So gelingt Personalplanung in mittelständischen Unternehmen“